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LLUVIA DE IDEAS (Brainstorming)

Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.

La lluvias de ideas (Brainstorming), es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.
Esta herramienta fue creada en el año 1941, por Alex Osborne, cuando su búsqueda de ideas creativas resulto en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de sugerir sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

Se deberá utilizar la lluvia de ideas se utiliza cuando exista la necesidad de:
• Liberar la creatividad de los equipos
• Generar un numero extensos de ideas
• Involucrar oportunidades para mejorar
Nos permite
• Plantear y resolver los problemas existentes
• Plantear posibles causas
• Plantear soluciones alternativas
• Desarrollar la creatividad
• Discutir conceptos nuevos
• Superar el conformismo y la monotonía
¿Cómo se utiliza?
1. Se define el tema o el problema.
2. Se nombra a un conductor del ejercicio
3. Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, explicara las reglas.
4. Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.
5. Se listan las ideas
6. No se deben repetir
7. No se critican
8. El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas
9. Se analizan, evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en función del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica.
Modo de uso
La técnica, “Brainstorming”, puede ser empleada a través de 3 diferentes maneras:
No estructurado (flujo libre)
1. Escoger a alguien para que sea el facilitador y apunte las ideas
2. Escribir en un rotafolio o en un tablero una frase que represente el problema y el asunto de discusión.
3. Escribir cada idea en el menor numero de palabras posible.
4. Verificar con la persona que hizo la contribución cuando se este repitiendo la idea.
5. No interpretar o cambiar las ideas.
6. Establecer un tiempo limite (aproximadamente 25 minutos)
7. Fomentar la creatividad
8. Construir sobre las ideas de otros.
9. Los miembros del grupo de “lluvia de ideas” y el facilitador nunca deben criticar las ideas.
10. Revisar la lista para verificar su comprensión.
11. Eliminar las duplicaciones, problemas no importantes y aspectos no negociables.
12. Llegar a un consenso sobre los problemas que parecen redundantes o no importantes.
Estructurado (en círculo)
Tiene las mismas metas que la lluvia de ideas no estructurada. La diferencia consiste en que cada miembro del equipo presenta sus ideas en un formato ordenado (ej: de izquierda a derecha). No hay problema si un miembro del equipo cede su turno si no tiene una idea en ese instante.
Silenciosa (lluvia de ideas escritas)
Es similar a la lluvia de ideas, los participantes piensan las ideas pero registran en papel sus ideas en silencio. Cada participante pone su hoja en la mesa y la cambia por otra hoja de papel. Cada participante puede entonces agregar otras ideas relacionadas o pensar en nuevas ideas. Este proceso continúa por cerca de 30 minutos y permite a los participantes construir sobre las ideas de otros y evitar conflictos o intimidaciones por parte de los miembros dominantes.
Aspectos a tener en cuenta
Preparación de la reunión
Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los aspectos materiales como los funcionales. Se pueden dividir en 4 pasos:
1. Definición de los objetivos:
• Fijar los objetivos de la reunión.
• Tipos de objetivos.
• Los que se han de lograr.
Los objetivos secundarios: los que serían interesantes.
Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.
2. La elección de los participantes:
La eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría mirar si las personas son compatibles.
3. Planificar el desarrollo de la reunión:
Viene definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.
4. Organización del material de la reunión. Tenemos que tener en cuenta:
• Los documentos
• Preparar la sala
• Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos…
• Hacer un recordatorio de la convocatoria
• Asegurarse que asistirán.
Desarrollo de la reunión
1. Presentación de los participantes. Es importante saber que es especializado, y de que es bueno que se conozcan.
2. Darles confianza. A través de la presentación se crea un clima de confianza. Para que se encuentren bien los participantes y el animador se tiene que encontrar a gusto. En un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados por los otros. Hemos de tener en cuenta el tiempo.
3. Presentación del tema de reunión.
• De que se habla
• Porque hablamos de este tema
• Porque les interesa hablar de este tema
• Cuáles son los problemas planteados.
4. Fijar los objetivos de la reunión. Explicar el orden del día que tenemos, comentarlo. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión, si hay tiempo pasaremos a los objetivos secundarios y así sucesivamente.

Ejemplo:
Situación
El Grupo de Mejora "Sobre Ruedas" de una empresa de transporte de viajeros por carretera se encargó de mejorar el problema de las largas esperas frente a los expositores de información.
El equipo empezó realizando una Tormenta de Ideas sobre las posibles causas de las esperas.

Como resultado de la Lluvia de Ideas el equipo obtuvo la siguiente lista:
 Número de informadores escaso.
 Calidad de la información.
 Exceso de volumen de la información ofrecida.
 Disponibilidad de información escrita al público.
 Tipos de folletos ofrecidos al público.
 Cantidad de información escrita de cada tipo.
 Falta de acceso a una información escrita rápida.
 Punto único para obtener todo tipo de información.
 Excesivo volumen de la información recibida.
 Información no adaptada a la educación media del público.

Diagrama causa - efecto
El diagrama causa-efecto es una herramienta de análisis que nos permite obtener un cuadro, detallado y de fácil visualización, de las diversas causas que pueden originar un determinado efecto o problema.

Suele aplicarse a la investigación de las causas de un problema, mediante la incorporación de opiniones de un grupo de personas directa o indirectamente relacionadas con el mismo. Por ello, está considerada como una de las 7 herramientas básicas de la calidad, siendo una de las más utilizadas, sencillas y que ofrecen mejores resultados.
El diagrama causa-efecto se conoce también con el nombre de su creador, el profesor japonés
Kaoru Ishikawa (diagrama de Ishikawa), o como el “diagrama de espina de pescado”.

Con el fin de ayudar a generar ideas para identificar las causas que originan un problema de: calidad de productos o servicios, pero también de salud, o de riesgo laboral, entre otros, para poder así suprimirlas, o al menos minimizar sus efectos, en los años 50 del siglo pasado, el ingeniero japonés Kaoru Ishikawa, ideó un método gráfico sencillo, comprensible y manejable por cualquier miembro de la organización, para presentar una cadena de causas y efectos, y poder así obtener las causas y relaciones de organización entre las variables. Este método se conoce como Diagrama Causa Efecto, o también, diagrama “Espina de Pescado” o de Ishikawa.

BENEFICIOS DE ESTA HERRAMIENTA:

 al construirlo, se genera conocimiento en torno a un problema específico que necesita ser resuelto
 las ideas son generadas por las mismas personas que trabajan en el proceso. éstas aportan su experiencia y conocimiento, lo que conlleva, al aprendizaje de nuevos conocimientos sobre el proceso
 requiere una búsqueda activa de las causas. es necesario, muchas veces, recolectar otros antecedentes
 ayuda a comprobar y validar el conocimiento que se posee sobre el problema a resolver
 permite visualizar el problema y sus causas hasta los mínimos detalles

COMO CONCLUSIÓN, PODEMOS DECIR QUE EL DIAGRAMA CAUSA-EFECTO ES ÚTIL PARA:

a) Determinar las posibles causas de un problema.
b) Agrupar estas causas en diferentes categorías o factores.
c) Orientar las posteriores acciones correctoras hacia las causas identificadas (especialmente si se identifican las causas principales).
d) Proporcionar un nivel común de comprensión. Al final de la reunión, el diagrama causa-efecto es el mismo para todos, con independencia de las causas que cada uno, individualmente, fuese capaz de identificar.
e) Reflejar la dispersión del conocimiento del equipo. Cuanto más ramificado esté un diagrama causa-efecto, será señal de una mayor diversidad de causas identificadas.
En definitiva, es una herramienta que fomenta el pensamiento creativo de los componentes de la organización y el trabajo en equipo, aplicando estos principios al análisis de problemas en la organización.

Ejemplo:

Técnica de “Los Cinco Por Qués”
“Los Cinco Por Qués” o “¿Por qué…? Porque…” es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. Esto podría ocasionar que el equipo falle en identificar las causes más probables del problemas debido a que ellos no buscaron con la suficiente profundidad. La técnica requiere que el equipo pregunte 'Por Qué" aproximadamente cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle aproximadamente. Una vez que sea difícil para el equipo responder al “Por Qué”, la o las causas más probables habrán sido identificadas.

¿Cuándo se utiliza?
AI intentar identificar las causas principales más probables de un problema.

¿Cómo se utiliza?
1. Realizar una sesión de Lluvia de Ideas normalmente utilizando el modelo del Diagrama de Causa y Efecto.
2. Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar “¿Por qué es así…?” o “¿Por qué está pasando esto…?”
3. Continuar preguntando Por Qué al menos cinco veces. Esto reta al equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya "probadas y ciertas".
4. Habrá ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando Por Qué para poder obtener lea causes principales y otras en las que no será posible llegar a cinco veces pues la causa raíz ya fue encontrada.
5. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar “Quien”. Se debe recordar que el equipo está interesado en el proceso y no en las personas involucradas.

CONSEJOS PARE LA CONSTRUCCIÓN / INTERPRETACIÓN:
Esta técnica se utiliza mejor en equipos pequeños (5 a 10 personas). EI facilitador deberá conocer la dinámica del equipo y las relaciones entre los miembros del equipo. Durante “los Cinco Por Qués”, existe la posibilidad de que muchas preguntas de Por Qué, Por Qué, etc. podrían causar molestia entre algunos de los miembros del equipo.

Ejemplo: Monumento de Lincoln
1. Se descubrió que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando más rápido que cualquiera de los otros monumentos de Washington D.C, - ¿Por qué…?
2. Porque se limpiaba con más frecuencia que las otros monumentos - ¿Por qué…?
3. Se limpiaba con más frecuencia porque había más depósitos de pájaros en el monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento - ¿Por qué…?
4. Había más pájaros alrededor del monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento, particularmente la población de gorriones era mucho más numerosa - ¿Por qué…?
5. Había más comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln específicamente ácaros - ¿Por qué…?
6. Descubrieron que la iluminación utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de los otros monumentos y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros.
7. Cambiaron la iluminación y solucionaron el problema.

Histograma
Es una gráfica de la distribución de un conjunto de datos. Es un tipo especial de gráfica de barras, en la cual una barra va pegada a la otra, es decir no hay espacio entre las barras. Cada barra representa un subconjunto de los datos.

¿QUÉ MUESTRA EL HISTOGRAMA?
Un histograma muestra la acumulación ó tendencia, la variabilidad o dispersión y la forma de la distribución.

¿PARA QUÉ TIPO DE VARIABLE SE USA?
Un histograma es una gráfica adecuada para representar variables continuas, aunque también se puede usar para variables discretas. Es decir, mediante un histograma se puede mostrar gráficamente la distribución de una variable cuantitativa o numérica.

¿CÓMO SE UTILIZA?
Variables Discretas:
1. Identificar la variable que se quiere medir.
2. Hacer la recolección de los datos observados.
3. Hacer un ordenamiento (ascendente o descendente).
4. Tabular la frecuencia con la que aparece cada uno de los valores, es decir colocar el número de veces que aparece cada valor.
5. Graficar asignando a cada valor su respectiva frecuencia.

Variables Continuas:
En el caso de las variables continuas los datos se agrupan en intervalos y se determina la frecuencia para cada intervalo:

1. Similar a los pasos del 1 al 3 de las variables discretas.
2. Determinar el número de intervalos a usar, usualmente es un valor cercano a la raíz cuadrada del número total de datos.
3. Determinar el ancho del intervalo, dividiendo el rango de los datos entre el número de intervalos. El rango es la diferencia entre el máximo y el mínimo valor de los datos.
4. Construir los intervalos a partir del mínimo valor, al cual se le va sumando el valor del ancho del intervalo definido anteriormente hasta completar el número de intervalos requeridos. No es necesario que el límite superior del último intervalo coincida con el máximo valor de los datos.
5. Luego se tabulan los datos dentro de cada uno de los intervalos definidos, es decir se cuenta cuantos datos caen en cada uno de los intervalos (frecuencia del intervalo). Si un dato cae en el límite de un intervalo, se considera en el intervalo siguiente.
6. Graficar el diagrama asignando a cada intervalo una barra del tamaño de su respectiva frecuencia.

TIPOS DE HISTOGRAMA

• Diagramas de barras simples

Representa la frecuencia simple (absoluta o relativa) mediante la altura de la barra la cual es proporcional a la frecuencia simple de la categoría que representa.

• Diagramas de barras compuesta

Se usa para representar la información de una tabla de doble entrada o sea a partir de dos variables, las cuales se representan así; la altura de la barra representa la frecuencia simple de las modalidades o categorías de la variable y esta altura es proporcional a la frecuencia simple de cada modalidad.
• Diagramas de barras agrupadas

Se usa para representar la información de una tabla de doble entrada o sea a partir de dos variables, el cual es representado mediante un conjunto de barras como se clasifican respecto a las diferentes modalidades.

• Polígono de frecuencias

Es un gráfico de líneas que de las frecuencias absolutas de los valores de una distribución en el cual la altura del punto asociado a un valor de las variables es proporcional a la frecuencia de dicho valor.

• Ojiva porcentual

Es un gráfico acumulativo, el cual es muy útil cuando se quiere representar el rango porcentual de cada valor en una distribución de frecuencias.

Ejemplo 1 (Variables Discretas)
Se quiere realizar un estudio del número de llamadas por hora que se atienden en una central telefónica, se piensa que en promedio son 110 con una variación de +/-4 llamadas.

1. La variable que se elige para el estudio es el número de llamadas.
2. Se hace la recolección de datos de una muestra de 50 horas, y se obtiene lo siguiente: 10 datos con 106 llamadas, 8 datos con 107 llamadas, 8 datos con 105 llamadas, 8 datos con 103 llamadas, 6 datos con 108 llamadas, 4 datos con 109 llamadas, 3 datos con 104 llamadas, 2 datos con 110 llamadas y 1 dato con 102 llamadas.
3. Ordenando y tabulando se obtiene el siguiente cuadro:

4. Se grafica el histograma con las frecuencias:

5. Interpretando el histograma podemos ver que existen datos que están fuera del rango, con mayor frecuencia en 103 llamadas. La distribución es irregular para los datos menores a 106 llamadas.

Diagrama de pareto
Es una herramienta que se utiliza para priorizar los problemas o las causas que los genera. El diagrama de Pareto, también llamado curva 80-20 o Distribución A-B-C, es una gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras.
CONCEPTO
El Diagrama de Pareto es una gráfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda asignar un orden de prioridades.

El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Juran en honor del economista italiano VILFREDO PARETO (1848-1923) quien realizó un estudio sobre la distribución de la riqueza, en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza.
El diagrama permite mostrar gráficamente el principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a unos pocos graves. Mediante la gráfica colocamos los "pocos vitales" a la izquierda y los "muchos triviales" a la derecha.
El diagrama facilita el estudio comparativo de numerosos procesos dentro de las industrias o empresas comerciales, así como fenómenos sociales o naturales, como se puede ver en el ejemplo de la gráfica al principio del artículo.
Hay que tener en cuenta que tanto la distribución de los efectos como sus posibles causas no es un proceso lineal sino que el 20% de las causas totales hace que sean originados el 80% de los efectos. Según este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80 % del problema y el 80 % de las causas solo resuelven el 20 % del problema.
El Dr. Juran aplicó este concepto a la calidad, obteniéndose lo que hoy se conoce como la regla 80/20.
Seta basada en el conocido principio de Pareto, esta es una herramienta que es posible identificar lo poco vital dentro de lo mucho que podría ser trivial, ejemplo: la siguiente figura muestra el número de defectos en el producto manufacturado, clasificado de acuerdo a los tipos de defectos horizontales.
Procedimientos para elaborar el diagrama de Pareto:
1. Decidir el problema a analizar.
2. Diseñar una tabla para conteo o verificación de datos, en el que se registren los totales.
3. Recoger los datos y efectuar el cálculo de totales.
4. Elaborar una tabla de datos para el diagrama de Pareto con la lista de ítems, los totales individuales, los totales acumulados, la composición porcentual y los porcentajes acumulados.
5. Jerarquizar los ítems por orden de cantidad llenando la tabla respectiva.
6. Dibujar dos ejes verticales y un eje horizontal.
7. Construya un gráfico de barras en base a las cantidades y porcentajes de cada ítem.
8. Dibuje la curva acumulada. Para lo cual se marcan los valores acumulados en la parte superior, al lado derecho de los intervalos de cada ítem, y finalmente una los puntos con una línea continua.
9. Escribir cualquier información necesaria sobre el diagrama.
Para determinar las causas de mayor incidencia en un problema se traza una línea horizontal a partir del eje vertical derecho, desde el punto donde se indica el 80% hasta su intersección con la curva acumulada. De ese punto trazar una línea vertical hacia el eje horizontal. Los ítems comprendidos entre esta línea vertical y el eje izquierdo constituyen las causas cuya eliminación resuelve el 80 % del problema.

¿CUÁNDO SE UTILIZA?
• Al identificar un producto o servicio para el análisis para mejorar la calidad.
• Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problema o causas de una forma sistemática.
• Al identificar oportunidades para mejorar
• Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej: por producto, por segmento, del mercado, área geográfica, etc.)
• Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones
• Al evaluar los resultados de los cambos efectuados a un proceso (antes y después)
• Cuando los datos puedan clasificarse en categorías
• Cuando el rango de cada categoría es importante

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