que es?

MOTIVACION

¿Qué es?

La Multivotación es una técnica en grupo para reducir una larga lista de elementos a unos pocos manejables (generalmente de tres a cinco).

¿Cuándo se utiliza?

• Utilizar la Multivotación cada vez que la técnica de Lluvia de Ideas o una técnica similar ha producido una lista larga que necesita reducirse.

• También deberá utilizarse al final de un Diagrama de Causa y Efecto para seleccionar las primeras 3 a 5 “causas” a ser investigadas.

¿Cómo se utiliza?

1. Revisar la lista; combinar los elementos similares, si es posible.

2. Asignar una letra a los elementos restantes (ver muestra, página siguiente).

3. Dar a cada miembro del equipo un número de votos igual al 20 por ciento del número de elementos en la lista. Se pueden suministrar “puntos” adhesivos a los participantes para pegar en el rotafolio al lado de los elementos que seleccionen. Los miembros del equipo pueden determinar cómo distribuir sus votos: uno por elemento; un número igual de votos a varios elementos; todos los votos a un elemento y sucesivamente.

4. Encerrar en un círculo los elementos que reciban el mayor número de votos.

Diagrama de Causa y Efecto

¿Qué es ?

Un diagrama de Causa y Efecto es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto).
Es una herramienta efectiva para estudiar procesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recolección de datos.

¿Cuándo se utiliza?

El Diagrama de Causa y Efecto es utilizado para identificar las posibles causas de un problema específico. La naturaleza gráfica del Diagrama permite que los grupos organicen grandes cantidades de información sobre el problema y determinar exactamente las posibles causas. Finalmente, aumenta la probabilidad de identificar las causas principales.

El Diagrama de Causa y Efecto se debe utilizar cuando se pueda contestar “sí” a una o a las dos preguntas siguientes:

1. ¿Es necesario identificar las causas principales de un problema?

2. ¿Existen ideas y/u opiniones sobre las causas de un problema?

3. El desarrollo y uso de Diagramas de Causa y Efecto son más efectivos después de que el proceso ha sido descrito y el problema esté bien definido. Para ese momento, los miembros del equipo tendrán una idea acertada de qué factores se deben incluir en el Diagrama.

4. Los Diagramas de Causa y Efecto también pueden ser utilizados para otros propósitos diferentes al análisis de la causa principal. El formato de la herramienta se presta para la planeación. Por ejemplo, un grupo
podría realizar una lluvia de ideas de las “causas” de un evento exitoso, tal como un seminario, una conferencia o una boda. Como resultado, producirían una lista detallada agrupada en una categoría principal de cosas para hacer y para incluir para un evento exitoso.

CINCO PORQUE

¿Qué es?

Los Cinco Por Qués es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas.
Cuándo se utiliza?

Al intentar identificar las causas prinicpales más probables de un problema.

¿Cómo se utiliza?

5. Realizar una sesión de Lluvia de Ideas normalmente utilizando el modelo del Diagrama de Causa y Efecto.

6. Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar “¿Por qué es así?” o “¿Por qué está pasando esto?”

GRAFICA DE COMPORTAMIENTO

¿Qué es?

La Gráfica de Comportamiento se utiliza para estudiar los datos de procesos en cuanto a las tendencias o patrones a lo largo del tiempo.

Al registrar los puntos de datos en el orden en el cual ocurren, las Gráficas de Comportamiento ofrecen información visual de los cambios en el proceso.

¿Cuándo se utiliza?

• Para establecer una línea base para mejorar.

Una Gráfica de Comportamiento permite comparar el desempeño histórico con el desempeño mejorado.

• Para ver qué está pasando en el proceso.

¿Cómo se utiliza?

1. Decidir qué se va a medir – Seleccionar el Proceso y/o los Resultados apropiados.

2. Establecer un marco de tiempo para medir – Cada hora, diariamente, semanalmente, etc. Determinar el período de tiempo a medir, cuantos días, semanas, meses, etc.

3. Trazar el eje vertical a la izquierda, el cual representa el valor medido. Indicar el número de ocurrencias esperadas, utilizando intervalos apropiados desde 0 hasta los valores más altos a la izquierda del eje vertical. Marcar el eje.

4. Trazar el eje horizontal en la base, el cual representa el tiempo o la secuencia. Indicar los límites de tiempo a lo ancho de la parte inferior del eje horizontal. Marcar el eje.

5. Marcar cada punto de datos en la Gráfica a medida que ocurran.

6. Conectar los puntos de los datos.

7. Calcular el Promedio Aritmético también conocido como la Media. En algunos casos usted querrá calcular la Mediana en vez de la Media. Un análisis sobre cómo calcular la Mediana se ofrece en la sección de consejos para la Construcción/ Interpretación de este módulo.

8. Marcar y exhibir la Gráfica.

9. Analizar los resultados. Buscar tendencias y comportamientos. Buscar una distribución uniforme de los puntos de datos alrededor de la línea central (Media). Buscar cualquier punto de datos exageradamente altos o bajos, que pueden indicar un problema anormal en el proceso.

DIAGRAMA DE DISTRIBUCION

¿Qué es?

Una herramienta de análisis que dibuja pares relacionados de variables para presentar un patrón de relación o de correlación. Cada conjunto de datos representa un factor diferente que puede ser cuantificado.
¿Cuándo se utiliza?

Se debe utilizar un Diagrama de Distribución cuando se quiera:

7. Verificar si el desempeño de un factor está relacionado con otro factor.

8. Demostrar que un cambio en una condición afectará la otra.

¿Cómo se utiliza?

- Reunir varios conjuntos de observaciones en pares, preferiblemente 25 ó más, los cuales se piensa que pueden estar relacionados.

- Trazar los pares de datos desde el más bajo al más alto para cada conjunto de datos.

- Construir los ejes verticales y horizontales de tal forma que el valor más alto y más bajo puedan trazarse.

- Dibujar los datos colocando una marca en el punto correspondiente a cada par x-y .

- Marcar los ejes x - y, de tal manera que el Diagrama de Distribución tenga sentido para observadores futuros.

- Colocar la fecha y la fuente de dónde los datos fueron recolectados.

HISTOGRAMA

¿Qué es?

Una gráfica de la distribución de un conjunto de medidas. Un Histograma es un tipo especial de gráfica de barras que despliega la variabilidad dentro de un proceso. Un Histograma toma datos variables (tales como alturas, pesos, densidades, tiempo, temperaturas, etc.)

¿Cuándo se utiliza?

Cuando se quiere comprender mejor el sistema, específicamente al:

1. Hacer seguimiento del desempeño actual del proceso

2. Seleccionar el siguiente producto o servicio a mejorar

3. Probar y evaluar las revisiones de procesos para mejorar

4. Necesitar obtener una revisión rápida de la variabiilidad dentro de un proceso

Desde un sistema estable, se pueden hacer predicciones sobre el desempeño futuro del sistema. Un equipo para efectuar mejoras utiliza un Histograma para evaluar la situación actual del sistema y para estudiar resultados.

¿Cómo se utiliza?

• Después de la recolección de datos, contar el número de puntos de datos (n) en su muestra (ver Figura 1).

• Determinar el rango, R, para todo el conjunto de datos al restar el valor menor de los datos del mayor.

R = mayor valor – menor valor

3. Determinar el número de intervalos, denotados como K. Utilizar esta pauta:

Puntos de Intervalos
Datos
30-50 5-7
51-100 6-10
101-250 7-12
Más de 250 10-20

Esta gráfica es un método práctico únicamente. Esta determinará el número de barras que el Histograma tendrá a lo largo de su eje horizontal.

4. Determinar la extensión del intervalo, W. La fórmula es sencilla: W = R ¸ K. Es útil y apropiada para aproximar W al número entero más cercano.

5. Construir los intervalos determinando el límite del intervalo, o los puntos finales. Tomar la medida individual más pequeña en el conjunto de datos. Utilizar este número o aproximarlo al siguiente número entero más bajo. Este se convierte en el punto final más bajo para el primer límite del intervalo. Ahora, se debe tomar este número y sumar la duración del intervalo. El siguiente límite de clase más bajo iniciaría en el número. El primer intervalo es el número más bajo y todo hasta, pero sin incluir, el número que

empieza el próximo intervalo más alto. Esto hará que cada uno de los datos se ajuste en una y sola una, clase. Finalmente, sumar de forma consecutiva las clases, manteniendo el rango de todos los números .

10. Construir una tabla de frecuencias basada en los valores computados arriba (ej. número de clases, duración de las clases, límite de las clases). La tabla de frecuencia es realmente un Histograma en una forma tabular.

Hoja de Inspección

1. ¿En qué consiste?

Sirven para conocer que tan frecuentemente ocurren ciertos eventos, con el fin de detectar tendencias. Son utilizadas también para comprobar si se han recabado los datos solicitados o si se han efectuado determinados trabajos.

Para su elaboración se requiere:

1. Acordar el evento a observar, para que todos enfoquen lo mismo.

2. Decidir el período de tiempo en el cual se recabarán los datos.

3. Diseñar una forma clara y fácil de usar con suficiente espacio para registrar los datos.

4. Obtener los datos de manera consistente y honesta.

2. ¿Cómo se elabora?

Es la herramienta técnico administrativa que es utilizada cuando se requiere reunir datos basados en la observación de la muestras. Son formas de diseño sencillo en el que se precisa el problema o datos a registrar, su frecuencia y el periodo de tiempo en el que se registran los datos. Para la elaboración de esta hoja se requiere lo siguiente:5
_ Estar de acuerdo sobre el evento que se está observando.

_ Decidir el período de tiempo durante el cuál serán recolectados los datos. _ Obtener los datos de una manera consistente y honesta.

El diseño de la hoja debe ser claro, sencillo y de fácil aplicación. Un ejemplo puede ser el siguiente:

Unidad _

ServicioTurno
Fecha __

Actividad 1 2 3 4

A

8

C

D

Total

PARETO
El Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”. Una Gráfica Pareto es utilizada para separar gráficamente los aspectos significativos de un problema desde los triviales de manera que un equipo sepa dónde dirigir sus esfuerzos para mejorar. Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una Gráfica Pareto ) servirá más para una mejora general que reducir los más pequeños. Con frecuencia, un aspecto tendrá el 80% de los problemas. En el resto de los casos, entre 2 y 3 aspectos serán responsables por el 80% de los problemas.

¿Cuándo se utiliza?

• Al identificar un producto o servicio para el análisis para mejorar calidad.

• Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problemas o causas de una forma sistemática.

Al identificar oportunidades para mejorar

Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej. por producto, segmento del mercado, área geográfica, etc.)

Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones

Al evaluar los resultados de los cambios efectuados a un proceso (antes y después)

Cuando los datos puedan clasificarse en categorías

Cuando el rango de cada categoría es importante.

Técnica de Grupo Nominal

1. ¿Para qué sirve?

Permite a un grupo de trabajo llegar a un consenso en la importancia que tiene algún tema, problema o solución que se esté revisando de acuerdo a su nivel de importancia y de acuerdo a las prioridades establecidas por el grupo.
Es una técnica que permite libertad para priorizar temas, sin existir dominancia de miembros del grupo de trabajo que sean fuertes sobre los que lo son menos. Al llevar a cabo este proceso es posible evidenciar si existe consenso y si no es así hace posible el discutir abiertamente desacuerdos sobre un punto específico para llegar a soluciones.

2. ¿Cómo se elabora?

5. Elabore una lista de temas, problemas o soluciones a priorizar. Se sugiere, al trabajar con equipos donde existan participantes que no sean muy activos, el hacer una Tormenta de Ideas silenciosa antes de iniciar la sesión abierta a manera de que las personas se sientan con más confianza a expresar sus ideas.

6. Escriba las ideas aportadas en un pizarrón o rotafolio. (Ver apartado “ 3 Formato”)

7. Elimine cualquier idea duplicada después de consultarlo con los participantes y/o clarifique las ideas que puedan aparecer confusas para el grupo.

8. Identifique las ideas que ha puesto en el pizarrón o rotafolio con letras. Esto es para que no exista confusión al priorizar las ideas.

E) Pida a los participantes que califiquen las ideas propuestas en orden de importancia.

F) Combine las calificaciones de todos los miembros del equipo para priorizar los temas.

G) Identifique el más alto e inicie la sesión de planeación de acciones para la solución.

3. Formato

A Problema
B Problema
C Problema
D Problema
E Problema

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